6月10日消息 現(xiàn)如今，企業(yè)郵箱已經(jīng)是職場人必備的通訊工具之一了。盡管在微信、QQ等即時交流工具大行其道的今天，電子郵件依然具有它的不可替代性。

　　使用電子郵件的好處有很多：

　　1.存儲空間大

　　郵箱的郵件存儲量顯然早已趕超我們的傳統(tǒng)報箱，隨著存儲空間的加大，有些電子郵箱甚至可以達到存儲上千G的空間，足夠存儲我們在職場多年的往來郵件。

　　2.存儲時間長

　　它不會像微信那樣經(jīng)常性發(fā)生文件失效等情況，一般情況下，只要不是自己手動刪除，郵箱不會隨意清空文件。

　　3.專業(yè)性

　　有些大單位會在自己的網(wǎng)站上為員工統(tǒng)一開通郵件服務，所有員工的郵箱都是統(tǒng)一后綴，這樣既顯得專業(yè)，也便于單位管理。此外，單位開通的專業(yè)郵箱通常具有超大附件功能，便于員工開展工作。

　　從一封電子郵件的質(zhì)量，可以看出一個職場人的專業(yè)程度。寫電子郵件也有其技巧所在，下面從基本事項、正文內(nèi)容、如何提高郵件打開率、發(fā)錯了怎么補救以及其他注意事項等幾部分聊聊如何寫一封專業(yè)的電子郵件。

　　1.基本事項

　　1.1 先放附件

　　很多人的習慣是上來先寫郵件題目、郵件正文，最后再添加附件。這樣做的壞處是，容易在正文寫完后直接發(fā)出而忘記添加附件。

　　因此，建議在有附件的情況下，先添加附件再寫內(nèi)容，就可以避免忘記添加附件的情況發(fā)生了。

　　1.2 修改標題

　　現(xiàn)在很多企業(yè)郵箱都有智能標題功能，在上傳附件后，根據(jù)附件的題目自動生成郵件標題。但有時附件的題目并不能概括整個郵件的內(nèi)容，所以在傳完附件后務必修改標題。

　　如果寫完正文覺得題目不夠貼切，可以再二次修改標題。

　　1.3 起草內(nèi)容

　　改完標題之后就可以起草郵件正文了，具體起草的要求后面再細說。

　　1.4 個性簽名

　　為自己的郵件添加一個個性簽名，位置最好放在正文的左下角。郵件正文內(nèi)容都是從左向右閱讀的，因此放在左下角比右下角能帶來更好的閱讀體驗。

　　簽名內(nèi)容可以包括單位名稱、地址、姓名、聯(lián)系電話，以便收件人后續(xù)聯(lián)系，即使是之前已經(jīng)給過聯(lián)系方式的聯(lián)系人，在郵件最后附上聯(lián)系方式也可以省去對方看完郵件想直接聯(lián)系時，現(xiàn)查電話號碼的麻煩。

　　1.5 填寫收件人地址

　　全部內(nèi)容都搞定后，確認無誤再添加收件人的地址。

　　2.正文內(nèi)容

　　2.1正文結(jié)構

　　正文的結(jié)構應注意結(jié)論現(xiàn)行，在郵件伊始就直抒胸臆闡明寫信的理由，重點突出?？梢酝ㄟ^觀點-案例-總結(jié)的結(jié)構來論述全文，先拋出觀點，再具體解釋說明，最后重述重點，最大限度減少雙方溝通上的理解性障礙。

　　如果是根據(jù)之前討論內(nèi)容進行的回復性質(zhì)的郵件，可以在開頭重述問題，以便收件人憶起討論情況。

　　2.2 列清提綱

　　在一封郵件里溝通多件事情時，可以就不同事項羅列小標題，以便對方閱讀時一目了然。

　　除了用列小標題的方式羅列事件外，還可以運用5W1H的方法可以快速縷清事件。5W1H就是通過闡述Who（誰）、What（何事）、When（何時）、Where（何地）、Why（為什么）和How（如何解決），來闡述事實。

　　Who，即確認項目與誰有關，明確責任人。

　　What，即說清事件內(nèi)容。

　　When，即設定時間。對項目溝通要確定deadline，沒有明確截止日期的郵件很可能收不到回復。如果是會議，務必寫清會議地點。

　　Where，即設定地點。務必寫清項目地點、會議地點。

　　Why，即為什么這件事這么重要。說明這個項目與收件人有何關系，對團隊及整個單位的重要性等。

　　How，即解決問題的方式。盡可能提出解決問題可以采取的建設性建議。

　　用5W1H的方式列出提綱，可以保證全文不會漏掉的重要信息。

　　3.提高郵件打開率

　　郵件太多的時候，為避免對方未及時閱讀郵件而耽誤項目進展，可以在題目加上標記，如【重要】【緊急】【請盡快回復】等字樣，提醒對方務必及時閱讀此郵件。

　　4.如果發(fā)錯了怎么補救

　　有些郵箱有及時撤回功能，在發(fā)出郵件的規(guī)定時間內(nèi)如果發(fā)現(xiàn)有誤，可以及時撤回。但要注意的是，有的郵箱可能會讓對方收到一封“對方已撤回郵件”的提醒。

　　如果沒有撤回功能，可以盡快重發(fā)一封與之前相同題目的郵件，并在標題上標注【以此郵件為準】，以免對方混淆。

　　5.其他注意事項

　　5.1 如果是討論有爭議的話題，建議由郵件討論改為會議討論，這樣會更高效。溝通的最佳方式是見面溝通優(yōu)于電話溝通，電話溝通優(yōu)于郵件溝通。

　　5.2 如果郵件中含有附件，可以在正文最后提醒對方查看附件。

　　5.3 如果有相關人員需要抄送，可以在抄送欄中添加其地址。

　　5.4 電子郵件內(nèi)容具有一定的私密性，作為一名專業(yè)的職工，盡量避免將郵件內(nèi)容轉(zhuǎn)發(fā)給無關人員，以免不經(jīng)意間泄漏公司機密。

　　總之，企業(yè)郵箱的主要功能是用于溝通，除了基本的注意事項外，盡量選擇簡潔清晰的語言或詞匯代替長篇大論，即明確目標又可以減少收信人的閱讀壓力。掌握了這些技巧，在郵件溝通中就可以達到事半功倍的溝通效果。

　　QQ企業(yè)郵箱、企業(yè)郵箱、騰訊企業(yè)郵箱。

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