電子郵件由于其成本低、效率高的特性，已經(jīng)成為企業(yè)通信最重要的形式之一。

　　1.電子郵件系統(tǒng)是一種新型的信息系統(tǒng)，是通信技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物。

　　電子郵件的傳輸由簡(jiǎn)單郵件傳輸協(xié)議(SMTP)的系統(tǒng)軟件完成，該軟件是因特網(wǎng)下的電子郵件通信協(xié)議。

　　2.電子郵件的基本原理是在通信網(wǎng)絡(luò)上建立一個(gè)“電子郵件系統(tǒng)”，它實(shí)際上是一個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。

　　該系統(tǒng)的硬件是高性能，高容量的計(jì)算機(jī)。作為郵箱的存儲(chǔ)介質(zhì)，硬盤(pán)被劃分為硬盤(pán)上用戶(hù)的某個(gè)存儲(chǔ)空間作為用戶(hù)的“郵箱”，每個(gè)用戶(hù)都有自己的電子郵箱。并確定用戶(hù)可以隨意修改的用戶(hù)名和密碼。存儲(chǔ)空間包含三個(gè)部分：收到的郵件，編輯的信件和郵件存檔。用戶(hù)使用密碼打開(kāi)他/她自己的郵箱，并執(zhí)行各種操作，如發(fā)送，閱讀，編輯，轉(zhuǎn)發(fā)和存檔。系統(tǒng)功能主要由軟件實(shí)現(xiàn)。

　　3.郵箱之間進(jìn)行電子郵件通信。

　　用戶(hù)首先打開(kāi)他/她自己的郵箱，然后通過(guò)鍵入命令將消息發(fā)送到另一方的郵箱。郵件在郵箱之間傳遞和交換，也可以與其他郵件系統(tǒng)交付和交換。當(dāng)收件人收到該信件時(shí)，它使用特定帳戶(hù)從郵箱中提取。

　　電子郵件的工作過(guò)程遵循客戶(hù)端 - 服務(wù)器模型。每封電子郵件都發(fā)送給發(fā)件人和收件人。發(fā)送方法構(gòu)成客戶(hù)端，接收者構(gòu)成服務(wù)器。服務(wù)器包含許多用戶(hù)的電子郵件地址。發(fā)件人通過(guò)郵件客戶(hù)端將編輯后的電子郵件發(fā)送到郵局服務(wù)器(SMTP服務(wù)器)。郵局服務(wù)器識(shí)別收件人的地址，并向管理該地址的郵件服務(wù)器(POP3服務(wù)器)發(fā)送消息。郵件服務(wù)器知道郵件存儲(chǔ)在收件人的電子郵件地址中，并通知收件人新郵件到達(dá)。收件人通過(guò)郵件客戶(hù)端連接到服務(wù)器后，他們將看到服務(wù)器的通知，然后打開(kāi)自己的電子郵件地址來(lái)檢查郵件。

　　通常，Internet上的個(gè)人用戶(hù)不能直接接收電子郵件，而是從ISP主機(jī)請(qǐng)求電子郵件地址，ISP主機(jī)負(fù)責(zé)接收電子郵件。一旦用戶(hù)的電子郵件到達(dá)，ISP主機(jī)就會(huì)將消息移動(dòng)到用戶(hù)的電子郵件地址，并通知用戶(hù)有新的電子郵件。因此，當(dāng)向另一個(gè)客戶(hù)端發(fā)送電子郵件時(shí)，電子郵件首先從用戶(hù)的計(jì)算機(jī)發(fā)送到ISP主機(jī)，發(fā)送到Internet，發(fā)送到收件人的ISP主機(jī)，最后發(fā)送到收件人的個(gè)人計(jì)算機(jī)。

　　ISP主機(jī)充當(dāng)“郵局”并管理許多用戶(hù)的電子郵件地址。每個(gè)用戶(hù)的電子郵件地址實(shí)際上是用戶(hù)申請(qǐng)的帳戶(hù)名。每個(gè)用戶(hù)的電子郵件地址占用ISP主機(jī)上的一定數(shù)量的硬盤(pán)空間。由于此空間有限，用戶(hù)應(yīng)定期檢查并閱讀電子郵箱中的電子郵件，以便為新郵件騰出空間。