寫新郵件的次序應(yīng)該是：附件、正文、標題、收件人。

    首要，就像它的姓名所暗示的那樣，附件是最容易忘記的東西。所以先把它貼進郵件吧。Gmail 有個「附件提示」的功用，也需求你自己去敞開。假如你在郵件里提到了各種語言的「附件」而又忘記了貼上，它都會在你按下「發(fā)送」之后彈出一個提示。

    其次，企業(yè)郵箱標題放在正文之后，是由于大多數(shù)郵件客戶端會提示你「沒有標題是否發(fā)送」;而收件人放在最終，是由于沒有收件人，這封郵件肯定發(fā)不出去，這就給了你滿足的時刻來回味這封郵件的疏漏。

    并且，跟著正文的進行，你有很大或許會調(diào)整郵件的標題和收件人。所以這樣的次序也比較好，不會等郵件宣布去今后再加各種人進來。

    不要把文字變成圖片

    在曩昔幾年的觀察中，我發(fā)現(xiàn)人事和行政部分的搭檔喜歡把文字做成圖片，再貼到郵件里宣布來。

    這種做法并不能添加任何有用的信息，卻帶來了許多害處：

    首要，大部分人的審美水平不如專業(yè)的規(guī)劃人員，這就導(dǎo)致了許多紅底黑字或紅底黃字、合作布滿著鋸齒的「魏碑」或「隸書」字體的郵件，十分難以閱讀。但發(fā)信人還往往覺得這樣很喜慶，營造了一種祥和的空氣。

    其次，越來越多的人在手機上讀郵件，這會讓對方看郵件的時刻本錢和流量本錢大大提升。我從前收到過一封總字數(shù)不過 500 字的告訴郵件，但對方做成了五張總計 2 MB 的 PNG 圖片，令正在開車的我苦不堪言。

    還有，圖片上的文字是不行搜索的，這意味著你的這封郵件在日后被找到的或許性大大下降。我目前還沒有發(fā)現(xiàn)任何郵件客戶端或網(wǎng)頁版內(nèi)置了 Evernote 那樣的圖片文字自動識別功用。相關(guān)閱讀：企業(yè)郵箱如何啟用自動轉(zhuǎn)發(fā)功能？

    倒金字塔敘事

    假如說我在幾年前做記者的時分學(xué)到的最重要的作業(yè)是什么，那就是如何說清楚一件作業(yè)。

    倒金字塔的敘事辦法是很有用的：在郵件的最初，用一段話，要言不煩地概括大意，講清楚「四個 W 和一個 H」——誰(Who)、什么(What)、何時(When)、為什么(Why)、怎么樣(How)。假如不能在一開端說清楚問題，大多數(shù)人是沒有耐心讀到最終一段并且搞清楚你的真實用意的——除非你是一個有肯定權(quán)威的 CEO。

    什么——你需求描述清楚自己的需求或許要求，而不要以「中國式思維」發(fā)些模棱兩可的表態(tài)，這樣關(guān)于郵件交流沒有任何益處。假如你自己都不知道自己要什么或許要表達什么，就別宣布這封郵件。

    何時——清晰這個需求的時限?！冈娇煸胶谩?ASAP)在大多數(shù)時分等于「沒有截止日期」。

    為什么——請讓對方了解這件作業(yè)對對方(收信人)而言的重要性，或許起碼是對團隊或公司而言的重要性，而不是對你(發(fā)信人)而言的重要性。俗話說：「誰上班沒點事兒呢?」即使你是對方的直接匯報對象，在多數(shù)狀況下，能夠?qū)懬宄槭裁匆脖炔粚懩軌虻玫礁行У暮魬?yīng)。

    怎么樣——一切做過乙方的人都知道，假如你收到一封沒有具體操作指示的郵件，是十分難處理的。除非收發(fā)雙方現(xiàn)已有十分清晰的上下文，比方幾分鐘之前的電話交流，或許事出緊急現(xiàn)已不能在郵件里花費更多時刻，主張給出盡或許清晰的操作辦法。

    說清楚這些，再慢慢打開郵件、引經(jīng)據(jù)典、羅列數(shù)據(jù)、推演流程吧。

    用對方的語言和思維方式

    每個公司，哪怕僅僅一個五人的創(chuàng)業(yè)團隊，也存在分工。所謂「隔行如隔山」，你不能要求別人對你的作業(yè)一目了然，也不能假定自己對其他部分的事務(wù)知根知底。

    比方營銷部分在和運營部分打交道的時分，就應(yīng)該把廣告上那些冠冕堂皇的表達方式分解成運營部分所能夠了解并履行的事務(wù)目標，少提「最近的增長狀況」之類含糊的概念，多用「曩昔 15 個月中 A 分類下 B 特點等于 C 的產(chǎn)品的銷售量(而非銷售金額)逐月占比」。

    公關(guān)部分在和技能部分打交道的時分，就盡或許地應(yīng)該把自己的需求變成技能語言，少說「我要建個博客」，多說「我們需求在一臺和公司主營事務(wù)沒有關(guān)系的服務(wù)器上搭建一個有獨立二級域名的、采用 WordPress 搭建的、有 MySQL 數(shù)據(jù)庫的小網(wǎng)站」。

    我在目前的作業(yè)中，主要負責(zé)營銷和公關(guān)，而非運營和技能。關(guān)于大多數(shù)員工來說，這樣的要求不低，但這樣提需求會得到更高效的呼應(yīng)和更精確的履行。

    從人情世故上說，這樣的郵件也能夠讓對方發(fā)生「這人比其他那些瞎指揮的家伙強點兒」的印象。交流起來也順利。

    多用點，少用面

    我個人最懼怕看到的郵件，就是烏泱泱幾個大段(許多的段落之間還沒有分隔，你還需求腦補空行)，需求費力巴拉地去里面刨出對方的要點，加以消化吸收。

    而通俗易懂的郵件，多是分好了點，一二三四五，要言不煩。并且點和點之間沒有重復(fù)，邏輯清楚。

    更好的郵件，是把雜亂的作業(yè)分成幾個大塊，每塊下面幾個小點，以重要性和緊急程度排序，把不行泄漏的要點用黃底標出，層次清楚，大快人心。

    多說事實，少說道理

    這是很難做到的一點。并且這也是外國人做得比中國人做得普遍要好的一點。

    這就像微博上的辯論，比方梁歡說五月天唱歌只要 5 分水準，五迷們就應(yīng)該拿出五月天唱歌不跑調(diào)的依據(jù)加以反駁，而不是說你知道阿信有多盡力嗎，或許指責(zé)梁歡想紅想瘋了，或許問候梁歡的家人。由于這后面一切對動機或原因的猜測，即使不說沒有依據(jù)站不住腳，也很容易被當場否定馬上拍死。

    或許技能部分是有來自比你的需求更重要的需求需求緊急處理?也有或許負責(zé)你的需求的工程師家里出了一些意外需求暫時請假?還有或許是你的需求郵件其實由于垃圾的企業(yè)郵箱體系被搞丟了?

    在郵件中施以「誅心之論」不但容易傷了和氣，也往往會讓發(fā)件人墮入巨大的被迫之中。

    并且，話說回來，許多作業(yè)其實能夠經(jīng)過電話或見面交流處理，遠不至于走到在郵件里擦槍走火的境地。

    不要抄送一堆人

    首要，在一封郵件里，參加更多收件人的時分，務(wù)必在郵件開端處寫上「+John」之類的提示。這關(guān)于原有的收件人和新加進來的收件人都是尊重。

    其次，每一個收件人都應(yīng)該是和這封郵件里所談及的作業(yè)有關(guān)的，避免弄得收件人不可思議，不知道應(yīng)該說些什么或是做些什么。并且收到不相關(guān)的郵件關(guān)于大多數(shù)人來說，都是一種困擾。

    最終，很忌諱的做法，就是在郵件評論墮入某種僵局的時分，把部分或許公司里的頭頭腦腦參加郵件。成熟的老板并不會由于忽然被參加一個爭辯而馬上做出反應(yīng)，也不會冒著開罪一撥人的危險給另一撥人「做主」。

    就像在校園里考試的時分，教師站在臺上，天然能清楚看到誰在搞小動作，僅僅不作聲而已。

    舉手揭露的那個學(xué)生，也未必是班上最得寵的。

    郵件的歸屬權(quán)

    你應(yīng)該了解的是，在許多國家和地區(qū)的法令定義中，公司郵箱里的郵件都是公司資產(chǎn)。這意味著，公司有權(quán)力看你的任何一封郵件。并且，在公司的電腦上，哪怕是用個人郵箱宣布的信件，都有或許被定義為公司資產(chǎn)。

    這意味著，不要用公司郵箱發(fā)不該發(fā)的東西——包括任何違背公司規(guī)則或當?shù)胤畹脑u論。

    標點符號

    最終仍是要提這個許多人覺得無關(guān)痛癢可是「說者無心、聽者有意」的問題。

    用對標點符號、不要中英文標點混用、分清「的地得」、不寫錯別字、英文單詞之間要空格、特殊名詞首字母大寫……這都是最基本的書寫要求。